|
A. A. Pengertian Laporan
Laporan adalah karangan yang berisikan paparan peristiwa/kegiatan yang telah dilakukan. Laporan dapat berupa laporan perjalanan, laporan kegiatan atau laporan pengamatan. Topik laporan adalah pokok yang dibicarakan atau dibahas dalam laporan.
Menurut FX Soedjadi, pengertian laporan, sebagai berikut:
1. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka.
2. Laporan adalah salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
B. Dasar-dasar Membuat Laporan
Dasar-dasar atau pedoman dalam membuat laporan yaitu, sebagai berikut :
1. Judul Penelitian dibuat setelah menentukan masalah.
· Harus mengacu pada masalah pokok penelitian.
· Penulisan tidak boleh terlalu panjang/pendek.
· Mengusahakan agar kalimat yang digunkan menarik.
2. Halaman abstrak diketik 1 spasi.
3. Kalimat disusun dengan Jelas dan sederhana.
4. Menghindari penggunaan istilah untuk mencegah salah paham.
5. Tata bahasa, ejaan dan sistematika penulisan dilakukan mentaati peraturan yang telah ditentukan.
6. Penomoran Bab, sub Bab, tabel, gambar ditulis secara konsisten, dipertegas dengan pengetikan huruf tebal. Halaman dengan kepala bab diketik ke bawah kertas.
7. Catatan kaki(footnote) digunakan bila perlu.
Ada juga syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam membuat laporan, yaitu :
1. Lengkap.
Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap.
2. Jelas.
Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif.
3. Benar / akurat.
Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.
4. Sistematis.
Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.
5. Objektif.
Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.
6. Tepat waktu.
Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.
C. Jenis-jenis Laporan
Laporan dapat digolongkan menurut:
1. Ditinjau dari maksud pelaporan, terdapat :
a. Laporan informative
Yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.
b. Laporan rekomendasi
Yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.
c. Laporan analitis
Yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.
d. Laporan Pertanggungjawaban
Di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).
e. Laporan Kelayakan (feasibility report)
Pelapor menganalisis suatu situasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.
2. Ditinjau dari bentuk laporan, terdapat :
a. Laporan berbentuk memo.
Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.
b. Laporan berbentuk surat
Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.
c. Laporan berbentuk naskah
Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar
d. Laporan berbentuk campuran
Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.
3. Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan :
a. Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan ujian SKU, SKK, Pramuka Garuda.
b. Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dan sebagainya.
c. Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.
4. Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat :
a. Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor / lucu.
b. Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistimatis serta logis.
5. Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat :
a. Laporan lisan, disampaikan secara lisan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon, wawancara dan sebagainya.
b. Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan.
6. Ditinjau dari waktu penyampaian, terdapat :
a. Laporan Insidental
Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.
b. Laporan Periodik
Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya.
D. Fungsi Laporan
Penyampaian laporan biasanya dilakukan oleh seorang bawahan kepada atasan, dalam hal ini adalah atasan yang memberikan tugas / perintah atau yang mempunyai fungsi kontrol dan pengawasan atas dirinya atau atas kegiatan yang dilaporkan. Laporan juga bisa bersifat koordinatif (komunikasi horizontal) bila ditulis oleh petugas dengan posisi sejajar dengan pembacanaya.
Atas dasar itu pelaporan mengandung empat fungsi:
1. Fungsi Informatif.
Laporan bisa digunakan sebagai sumber informasi bagi pembacanya
2. Fungsi Pertanggung jawaban.
Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penulis terhadap pembaca laporan / atasannya, atau tugas yang harus dan telah dilaksanakannya.
3. Fungsi Pengawasan.
Dengan membaca laporan, seorang atasan bisa mengawasi bawahan serta tugas yang dilakukan bawahan tanpa harus melihat langsung.
4. Fungsi Pengambilan Keputusan.
Laporan dari bawahan dapat digunakan oleh atasan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan. Juga berlaku untuk laporan koordinatif. Seorang Kepala Bagian atau Manajer dapat menggunakan laporan Manajer lain untuk membuat keputusan di bagiannya sendiri.
E. Sistem Penulisan Laporan/ Sistematika Laporan.
Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ).
Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan.
Pada pendahuluan disebutkan tentang :
a. Latar belakang kegiatan.
b. Dasar hukum kegiatan.
c. Apa maksud dan tujuan kegiatan.
d. Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan.
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain :
a. Jenis kegiatan.
b. Tempat dan waktu kegiatan.
c. Petugas kegiatan.
d. Persiapan dan rencana kegiatan.
e. Peserta kegiatan.
f. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya).
g. Kesulitan dan hambatan.
h. Hasil kegiatan.
i. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3. Penutup.
Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
Laporan diusahakan agar :
a. Singkat dan padat.
b. Runtut atau sistimatis.
c. Mudah dipahami isinya.
d. Isinya lengkap.
e. Menarik penyajiannya.
f. Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya.
g. Tepat pada waktunya.
Lain – lain.
a. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy ).
b. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan.
c. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll ).
Sumber ::
Lihat profil shelly gustika septiani
Postingan
