Keuntungan dan Kelemahan Pemakaian Surat Elektronik (E-mail)

Surat Elektronik (E-mail) dan Fungsinya.

Layanan surat elektronik (e-mail = electronic mail) merupakan layanan internet untuk berkomunikasi (dalam bentuk surat namun dengan media elektronik) kepada pengguna Internet lain. E-mail merupakan layanan populer di Internet dan dapat menjadi alternatif media komunikasi antar personal yang murah dan efisien.

Keuntungan dan Kelemahan Pemakaian E-mail.

Di awal kehadiran internet, e-mail hanya dipakai oleh kalangan terbatas seperti peneliti, ilmuwan, orang-orang yang bekerja di bidang teknologi tinggi, dan kalangan akademis. Sekarang ini hampir semua orang di seluruh dunia mengenal e-mail, dari yang sekedar mendengar, sering menggunakannnya, maupun yang sangat tergantung pada e-mail saat bekerja. Melalui e-mail seorang pengguna internet dapat mengirim pesan ke hampir setiap negara di dunia atau satu milyaran pengguna internet, atau pada sekelompok orang sekaligus.

a. Keuntungan Penggunaan E-mail

1) Nyaman

Kita tak perlu pergi ke kantor pos, membeli amplop dan perangko untuk mengirim pesan. Cukup duduk di depan komputer yang terhubung internet dan ketik pesan kita lalu kirim ke alamat tujuan. Sekarang ini bahkan kita dapat mengirim e-mail lewat media komunikasi mobile seperti ponsel atau PDA (Personal Data Assistant).

2) Cepat

Pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat, asalkan saluran internet yang kita gunakan tidak bermasalah. Kita dapat mengirimkan e-mail ke belahan dunia manapun dalam beberapa detik, bahkan beberapa menit kemudian kita dapat menerima balasan dari orang yang kita kirimi e-mail.

3) Murah

Sekali kita terhubung ke internet, biaya pengiriman e-mail relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika kita mengirim e-mail ke luar daerah atau luar negeri (bandingkan dengan biaya telepon interlokal maupun antarnegara).

4) Hemat Sumber Daya

Kita tak perlu membeli kertas, pulpen atau memboroskan tinta printer untuk mencetak surat. Isi pesan dalam e-mail dapat digandakan dan dikirim ke orang lain tanpa perlu mengeluarkan biaya fotokopi.

5) Reliabel

Kita dapat menyimpan e-mail di server e-mail yang tidak akan hilang kecuali kita hapus. Kasus kehilangan e-mail sangat jarang.

6) Global

Sebagai seorang mahasiswa di era globalisasi, kemampuan menggunakan e-mail sangat bermanfaat karena e-mail merupakan sarana komunikasi global.

7) Memungkinkan Pengiriman Pesan Berformat Multimedia

Sekarang ini e-mail tidak hanya digunakan untuk mengirim pesan berbentuk teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa file multimedia yang meliputi gambar, video, program bahkan suara.

b. Kelemahan Penggunaan E-mail

Meskipun memiliki banyak keuntungan, kita harus menyadari bahwa tidak setiap orang memiliki e-mail. Dibandingkan dengan teknologi ponsel, teknologi internet, khususnya e-mail belum terlalu memasyarakat. Berikut ini beberapa kelemahan penggunaan e-mail sebagai alat komunikasi.

1) Salah Kirim

Jika kita mengirim pesan e-mail yang sifatnya rahasia atau memuat data-data pribadi kita ke alamat yang salah (hanya karena salah mengetik alamat e-mail), rahasia kita akan terbuka. Untuk itu, kita harus berhati-hati menuliskan alamat e-mail tujuan.

2) Adanya Kemungkinan Pemalsuan Identitas

Ingat, alamat e-mail belum tentu mencerminkan identitas pengirim yang sebenarnya. Jadi hati-hatilah ketika menerima e-mail dengan nama yang kita kenal, belum tentu e-mail tersebut benar-benar dari orang yang dimaksud.

3) Kebanjiran E-mail

Mailbox kita mungkin lama kelamaan kebanjiran e-mail, baik karena terlalu lama kita tidak menghapus e-mail atau karena kita menerima kiriman e-mail yang sangat banyak dalam waktu singkat.

4) Sampah E-mail

Kia mungkin menerima kiriman e-mail sampah (junk e-mail) yang berupa iklan komersial atau penipuan yang tidak diharapkan. E-mail ini dikenal dengan istilah spam, yang biasanya dikirim ke banyak pengguna internet dengan tujuan promosi atau penipuan. Kita perlu mewaspadai via e-mail ini.

5) Respon Terlambat

Salah satu kendala komunikasi lewat e-mail adalah lambatnya balasan. Kita harus menyadari bahwa tidak setiap orang membaca e-mail setiap hari, atau ada oarang yang menerima begitu banyak e-mail setiap hari sehingga e-mail anda terlewatkan untuk dibaca atau bahkan terhapus tanpa sengaja. Oleh karena itu, jika kita ingin e-mail cepat dibalas, sebaiknya anda beritahu si penerima misalnya lewat telepon atau sms.